Persondatapolitik

1.     Introduktion

Det er en høj prioritet for ErgoLift, at vi beskytter og respekterer dit privatliv. Det er altid vores intention og mål at behandle dine data forsvarligt og hensigtsmæssigt. Nedenstående kan du læse mere om hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad de bliver brugt til.
Samtykket er vores legitime behandlingsgrundlag jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra a).

Et samtykke er frivilligt og du kan til enhver tid trække det tilbage: I afsnittet om ”Registreredes rettigheder” kan du læse, hvordan du kan trække dit samtykke tilbage.

Er du i tvivl eller har spørgsmål til vores Privatlivs- og persondatapolitik, er du velkommen til at kontakte os på tlf. 44 600 440 eller på mail info@ergolift.dk

2.     Hvilke informationer indsamler vi

Når du besøger vores hjemmeside, indsamler vi automatisk oplysninger om dig, såsom hvilken browser du bruger, hvilke søgetermer du bruger på hjemmesiden, hvilke varer du klikker på, samt IP-adressen. Ved køb på hjemmesiden eller tilmelding til nyhedsbrev indsamles tillige flg. oplysninger;

Dit navn
Din adresse
Din E-mail adresse
De oplyste telefonnumre
Dine betalingsoplysninger

Virksomheds handel

Vi skal opfylde en kontrakt, som er indgået med den virksomhed, du repræsenterer.
Vi opbevarer og behandler dit navn, telefonnummer og kontakt-e-mail. Opfyldelse af kontrakt er vores legitime behandlingsgrundlag jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b). 

Vi behandler kontaktnavn, e-mail og telefonnummer som led i et potentielt fremtidigt samarbejde. 
Vores legitime behandlingsgrundlag er jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra f) (afvejningsreglen)

Du kan altid anmode om indsigt jf. processen ovenfor.  

3.     Hvorfor indsamler vi informationerne

Disse personoplysninger bruges i forbindelse med ekspederingen af dine køb, da de er nødvendigt for, at vi kan gennemføre vores del af handlen. Det drejer sig om at:

Få bekræftet din identitet inden vi kan godkende købet

Kunne lave en kreditvurdering, afhængig af hvordan du vælger at betale

Vi er forpligtede til at forebygge ulovlige aktiviteter som svindel og hvidvaskning

Det gør det lettere at handle hos os næste gang.

4. Behandlingssikkerhed – organisatorisk og teknisk 

Vi har indført organisatoriske foranstaltninger og processer, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Kun personale med legitimt og sagligt formål kan tilgå personoplysninger. 

Det har vi gjort ved at indføre et årshjul hvor alle processer gennemgås.

Serverne opdateres en gang om mdr. og der findes firewall.

4a) Tekniske sikkerhedsforanstaltninger 

Sikkerhed på hjemmesiden 

Hjemmesiden benytter SSL (Secure Socket Layer). SSL er en krypteringsprotokol, hvilket betyder, at det kun er afsender og modtager, der kan læse de oplysninger, der bliver sendt imellem dem. Du kan altså indtaste dine oplysninger sikkert på vores hjemmeside. 

Betaling via hjemmesiden

Alle betalinger der forgår via hjemmesiden varetages af Altapay og vi opbevarer og behandler ikke dine betalingsoplysninger

Sikkerhed i modtagersystemer  

Når vi modtager dine oplysninger, bliver de opbevaret sikkert. Vi benytter Office365, Navision, som stiller nedenstående garantier for den tekniske sikkerhed. 

Adgangen til og brug af Office 365 er bygget op med de sikkerhedsfunktioner, som er til rådighed fra udbyder.

4b) Organisatoriske foranstaltninger

For at sikre dine oplysninger bedst muligt har vi sat følgende processer op i forbindelse med de personer, der kan have kontakt med dine oplysninger:  

Kun personer, der handler på direkte instruks fra dataansvarlige, samt 3 parts leverandør med underskrevne databehandler aftaler underskrevet. kan få adgang til oplysninger i systemerne. 

Alle oplysninger om personer opbevares og behandles i en struktur, hvor kun personer, der har et sagligt ærinde, kan tilgå dem. Dette sikres ved adgangs- og rettighedsstyring i vores administrative systemer.  

5.     Opbevaring og sletning

Vi opbevarer og behandler kun dine oplysninger, så længe vi har et legitimt grundlag for dette.

Vi sletter oplysninger ud fra følgende principper

Oplysninger som privat person gemmes i 2 år.

1. Personoplysninger, som vi registrerer om dig igennem vores hjemmeside, opbevares som udgangspunkt i 5 år. Ved aktivitet menes, at der bliver foretaget et køb, så som i direkte kontakt til firmaet eller via web login.

Kundekonto (kundedata) bliver således udelukkende slettet, hvis kontoen har været inaktiv i 5 år, dog ikke selve ordren som gemmes til senere afhjælpning omkring genkøb, service, reservedele m.m. samt for i tilfælde af generelle tekniske fejl at kunne tage kontakt med henblik på at afhjælpe situationen.

Alle oplysninger som vi har indsamlet i forbindelse med, at du har givet dit samtykke til, at vi må sende dig nyhedsbreve, indtil du tilbagekalder dit samtykke.

Oplysninger via B2B gemmes i 5 år.

1. En gang om året bliver der udført en automatisk sletning af kundedata som er mere end 5 år gamle.
2. indkøbsordre slettes efter 5 år
3. Faktura modtaget på e-mail fra leverandør slettes efter 5 år
4. debitorer slettes efter 5 år, herunder tilbud der er fremsendt

Øvrige oplysninger

5. Mails sendt internt slettes efter 1 år.
6. Mailboks skal gennemgås mindst en gang om året og unødvendige gemte mails slettes.

6.     Hvem deles informationerne med

Vi benytter Microsoft 365, hvorfor der kan ske overførsel af personoplysninger til lande udenfor EU. Du kan se listerne over Microsofts underdatabehandlere på Microsofts hjemmeside her og her.

I nogle tilfælde er landet godkendt af EU-Kommissionen som et såkaldt "sikkert tredjeland", og ellers sker overførslen på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Du kan få en kopi af standardkontraktbestemmelserne ved at kontakte os via de generelle kontaktinformationer anført i denne politik.

Hvis du har bestilt varen som adresse levering, må vi dele visse af dine data med tredjepart. Så vil oplysninger om dit navn, adresse blive udleveret til vores speditør, eller PostNord for at sikre den bedst mulige levering af dine indkøb. Kommer varen ikke fra vores lager, men i stedet direkte fra en af vores leverandør, vil disse oplysninger også tilgå dem for at de kan udføre fragtlevering. Speditøren kan desuden få brug for at kontakte dig, for at give dig en advisering om hvornår produkterne leveres. Det betyder, at vi i disse situationer må udlevere dit telefonnummer eller mailadresse til speditørfirmaet.

7. Registreredes rettigheder  

Som registreret har du jf. EU Persondataforordning en række rettigheder. Følgende omhandler vores håndtering af disse rettigheder, samt hvordan du som registreret kan udøve dem. 

Som registreret har du ret til: 

• Indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvor de stammer fra og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger
• Berigtigelse af fejlagtig oplysninger
• Sletning af oplysninger som ikke længere er relevante eller hvor grundlaget for behandlingen ikke længere er til stede, herunder hvis samtykke er tilbagekaldt.
• Indsigelse mod uberettiget behandling
• Begrænsning af behandling for de personoplysninger, der er afgivet i forbindelse med et givent formål
• Dataportabilitet af dine personoplysninger til en anden udbyder af samme ydelse
• Tilbagetrækning af samtykke
• Indgivelse af en klage til tilsynsmyndigheden 

ErgoLift underretter uden unødig forsinkelse den registrerede om, hvordan virksomheden håndterer den registreredes udøvelse af rettighederne. 

Sådan udøver du dine rettigheder 

Hvis du som registreret ønsker at udøve dine rettigheder i forbindelse med de personoplysninger, der er afgivet til et givent formål, skal du som registreret skrive en mail til info@ergolift.dk, hvori det fremgår, at du ønsker at udøve din ret.  Vi fremsender en kvittering for modtagelsen af din anmodning.

Hvis din indsigelse er berettiget, sikrer vi, at din anmodning efterleves uden unødig forsinkelse.

Ret til indgivelse af klage til tilsynsmyndighed  

Hvis du som registreret ønsker at udøve din ret til at indgive en klage til tilsynsmyndigheden, kan dette gøres ved at kontakte Datatilsynet Borgergade 28, 5.  1300 København K.  Telefon 3319 3200, e-mail dt@datatilsynet.dk. På Datatilsynets hjemmeside er det muligt at indgive en klage. 

8.     Cookies

Læs mere om brug af cookies på Ergolift her: https://www.ergolift.dk/cookie-information/

Med venlig hilsen

ErgoLift ApS